Fahrtenbuch

 

Fahrtenbücher sind regelmäßig Gegenstand von Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Nachfolgend geben wir Ihnen wichtige praktische Hinweise zur Führung eines steuerlich anzuerkennenden Fahrtenbuchs.

Um Nachteile zu vermeiden, ist die Führung von ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern anzuraten. Sollte ein Fahrtenbuch nicht geführt werden, so empfehlen wir, zumindest die betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen, um den betrieblichen Anteil nachweisen zu können.

Der betrieblichen Nutzung eines Kraftfahrzeugs werden alle Fahrten zugerechnet, die betrieblich veranlasst sind, die also in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.

Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden.
Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

Zudem setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs voraus, dass dieses fortlaufend und zeitnah geführt und im Original vorgelegt wird.
Fehlen z. B. die Angaben über die Kilometerstände des Fahrzeuges bei Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt, so ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in äußerlich geschlossener Form geführt werden. In diesem Fahrtenbuch sind die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.

Der BFH fordert, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein. Wenn dies nicht möglich ist, müssen die Änderungen und Ergänzungen dokumentiert werden.
Bei elektronischen Fahrtenbüchern sind regelmäßig folgende Angaben nachzutragen oder zu korrigieren:

Diese Nachträge müssen aber zeitnah erfolgen.

Zur Problematik der elektronischen Fahrtenbücher hat die Oberfinanzdirektion Rheinland mit Kurzinformation vom 18. Februar 2013 Stellung genommen:

“Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.”

Führt ein Steuerpflichtiger bei mehreren auch privat genutzten betrieblichen Kfz nur für einzelne der Fahrzeuge (ordnungsgemäß) ein Fahrtenbuch, so kann er für diese Fahrzeuge die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen und für die anderen auch privat genutzten Kfz die sog. Ein-Prozent-Regelung wählen.
Es besteht somit eine Wahlfreiheit bezüglich der Ermittlungsmethode der privaten Nutzungen bei mehreren betrieblichen Fahrzeugen. So kann z. B. für das abgeschriebene Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode und für das Neufahrzeug die sog. 1 %-Methode angewandt werden.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung darf das Verfahren zur Ermittlung des geldwerten Vorteils bei einem auch zur privaten Nutzung überlassenen Pkw während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden, sofern es sich um dasselbe Kfz handelt.

Der BFH hat in seinem Urteil vom 20. März 2014 die Auffassung des Finanzamts bestätigt. Auch nach Ansicht des BFH lässt sich nur mit einer mindestens den gesamten Veranlagungszeitraum einbeziehenden Betrachtungsweise der zu versteuernde Privatanteil an der Gesamtfahrleistung nach Maßgabe der insgesamt entstehenden Aufwendungen für das Kraftfahrzeug belegen. Ein unterjähriger Wechsel der Bewertungsmethode ist daher auch nach Auffassung des BFH nicht möglich.

Aber zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres kann neu entschieden werden, für welches Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode oder die 1 %-Methode angewandt werden soll.