Aussonderung von Unterlagen

 


a) Fristberechnung
Zu Beginn des Jahres 2013 dürfen wieder umfangreiche Geschäftsunterlagen ausgesondert werden. Maßgeblich für die Berechnung dabei ist, wann, d.h. in welchem Jahr, letztmals ein Beleg erstellt wurde, eine Eintragung vorgenommen wurde bzw. die Abschlussarbeiten durchgeführt wurden. Die rechtlichen Grundlagen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch), § 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) und § 41 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) niedergelegt.

Beispiel:
Die letzten abschließenden Buchführungsarbeiten für das Wirtschaftsjahr 2001 wurden im November 2002 durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch das Inventarverzeichnis dieses Wirtschaftsjahres berichtigt.
Die Aufbewahrungsfrist für die o.g. Unterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letztmalig Eintragungen oder Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist das Jahr 2002. Somit beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 2002 und endet mit Ablauf des Jahres 2012.
Die Unterlagen für 2001 dürfen dann erst mit Ablauf des Jahres 2012 ausgesondert werden.

b) 10-jährige Aufbewahrungspflicht
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für folgende Unterlagen:
Prima-Nota
Saldenlisten
Sachkonten
Debitoren- und Kreditorenkonten
Eröffnungsbilanz
Jahresabschluss und Lagebericht
Anlagenverzeichnis
Warenbestandsaufnahmen
Verträge (Soweit es sich um Dauerverträge handelt, z.B. Mietverträge, die auch für die nachfolgenden Jahre gelten, gilt die Aufbewahrungsfrist der nachfolgenden Jahre)
Organisationsunterlagen zur Buchführung
Kassenberichte, Kassenbücher
Bankauszüge, Darlehensauszüge
Eingangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg
Ausgangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg
Buchungsbelege

c) 6-jährige Aufbewahrungspflicht
Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für folgende Unterlagen:
Schriftverkehr bzgl. des Geschäftsverkehrs
Lohnkonten sowie die dazugehörigen notwendigen Belege und Bescheinigungen mit entsprechenden Eintragungen.
Sämtliche sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen
E-Mail, soweit sie nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen.

d) Lieferscheine
Auch wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben, fallen die Lieferscheine unter die Aufbewahrungspflicht. Lieferscheine sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO aufbewahrungspflichtig.
Dabei gilt für diese empfangenen Handelsbriefe eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht. Sollten die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden, gilt für die Lieferscheine die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.

e) Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz
Gemäß § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Unternehmer aufzubewahren:
ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO).
Die Aufbewahrungspflichten gelten auch:
für Fahrzeuglieferer (§ 2a UStG),
in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13 a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den letzten Abnehmer und
in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13 b Abs. 5 UStG schuldet, für den Leistungsempfänger (unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde).

f) Vernichtungsverbot für bestimmte Unterlagen
Ein Vernichtungsverbot besteht allerdings für die o.g. Unterlagen, wenn
eine Außenprüfung bereits begonnen hat und diese Unterlagen für diese Außenprüfung von Bedeutung sind, oder
ein steuerstrafrechtliches bzw. bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren anhängig ist, oder
ein Rechtsbehelfsverfahren aufgrund einer Außenprüfung zu erwarten ist, oder
die Belege sind für Zeiträume bedeutsam, für die eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

g) Private Unterlagen
Private Unterlagen, wie zum Beispiel Belege zu Zins- und Mieteinnahmen, Sonderausgaben, außergewöhnlicher Belastung, Werbungskosten usw. unterliegen regelmäßig keiner Aufbewahrungspflicht. D.h., sobald für das jeweilige Jahr eine endgültige Steuerfestsetzung vorliegt, könnten diese Belege vernichtet werden. Solange der Fall „offen“ ist (Rechtsmittel oder Vorbehalt der Nachprüfung/Vorläufigkeitsvermerk), sollten die Belege aufbewahrt werden, da im Regelfall die Beweispflicht beim Steuerbürger liegt, wenn es sich um steuermindernde Anträge handelt.

h) Aufbewahrungspflicht bei Lieferungen/Leistungen für den Privatbereich

Seit dem 1.8.2004 gilt eine Aufbewahrungspflicht für Nicht-Unternehmer. Soweit eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück vorliegt, besteht eine Rechnungsausstellungspflicht auch gegenüber einem Nicht-Unternehmer. Der Nicht-Unternehmer (Leistungsempfänger) hat die Rechnungen, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren.

Die 2-Jahres-Frist gilt nur, wenn er

1. nicht Unternehmer ist oder
2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.