Elektronische Rechnungen

 

a) Neuregelung ab 1.7.2011
Durch die eine Neufassung des § 14 Abs. 1 und Abs. 3 sowie des § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die Anforderungen an eine elektronische Rechnung deutlich reduziert worden.
Die Neufassung des § 14 Abs. 1 UStG dient der umsatzsteuerlichen Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen.
Die Neuregelungen sind auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt werden.

Soweit für eine Leistung, die vor dem 1.7.2011 ausgeführt wurde, nach dem 30.06.2011 eine Rechnung erstellt wurde, ist die Neuregelung nicht anwendbar.


b) Was ist eine elektronische Rechnung?
§ 14 Absatz 1 Satz 8 UStG definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Hierunter fallen Rechnungen, die
per E-Mail
im EDI-Verfahren
als PDF- oder Textdatei
per Computer-Telefax
Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder
im Wege des Datenträgeraustauschs
übermittelt werden.


c) Auswirkung auf Papierrechnungen
Die Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten.


d) Grundlegende Anforderungen
Bei elektronischen, aber auch bei Papierrechnungen müssen jedoch
die Echtheit der Herkunft
die Unversehrtheit ihres Inhalts und
die Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.


e) Echtheit der Herkunft
Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen.
Somit ist unter Echtheit der Herkunft ist somit zu verstehen, dass der Rechnungsempfänger belegen und dadurch beweisen kann, von welchem Rechnungsaussteller er die elektronische Rechnung erhalten hat. Zudem muss er belegen können, auf welchem Weg die elektronische Rechnung übermittelt wurde.


f) Überwachung durch Prüfpfad
Jeder Unternehmer kann selbstständig festlegen, in welcher Weise und durch welches innerbetriebliche Kontrollverfahren er die Erfüllung der Voraussetzungen gewährleisten möchte.
Es ist aber erforderlich, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung besteht.
Unter „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenem Interesse z.B. überprüfen, ob

die Rechnung in der Substanz korrekt ist (Art, Menge Qualität, Preis)
der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat
die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z. B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein).
Diese Regelung führt für den Unternehmer zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens.


g) Beweislast
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung, Leistungsbezug für sein Unternehmen, Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer) der Unternehmer bereits nach geltendem Recht die Feststellungslast trägt.


h) Speicherung der Daten
Auch bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Danach hat die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein.
Dies entspricht der derzeitigen Verwaltungsanweisung zur elektronischen Archivierung von Rechnungen nach § 14b UStG und steht im Einklang mit Unionsrecht, da Artikel 247 Abs. 2 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie den Mitgliedstaaten das Recht einräumt vorzuschreiben, dass Rechnungen in Originalform aufzuwahren sind.


i) Zustimmung des Rechnungsempfängers
§ 14 Abs. 1 UStG regelt sowohl in der bisherigen als auch in der neuen Fassung u.a.:
„Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

Hieraus ergibt sich eindeutig, dass der Leistungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen muss. Wie die Zustimmung zu erfolgen hat, wird aber nicht geregelt. Die Zustimmung kann somit schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Handeln (z.B. durch Bezahlung der elektronischen Rechnung) erteilt werden.