Aktuelle Auswirkungen des neuen „Kassen-Gesetzes“

Zum 29.12.2016 ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Kraft getreten (sog. „Kassen-Gesetz“). Die neuen Regelungen betreffen im Wesentlichen vier Bereiche (Kassennachschau, Belegausgabepflicht, manipulationssichere Registrierkassen, Einzelaufzeichnungspflicht). Während die drei erstgenannten Bereiche erst in späteren Zeiträumen anzuwenden sind (dazu sogleich), sind die Regelungen zur Einzelaufzeichnung bereits seit 29.12.2016 in Kraft.

Kassennachschau

Ab dem 01.01.2018 kann die Finanzverwaltung eine sog. „Kassen-Nachschau“ durchführen. Die Kassen-Nachschau dient zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (z.B. mittels Kassensturz). Von Seiten der Finanzbehörde können dann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume der Steuerpflichtigen betreten werden, um die Kassen-Nachschau durchzuführen.

Belegausgabepflicht

Ab 01.01.2020 gilt: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einer Registrierkasse erfasst hat, muss dem Kunden einen zugehörigen Beleg ausstellen. Der Kunde muss den Beleg aber nicht (wie z.B. in Italien) mitnehmen.

Manipulationssichere Registrierkassen

Ab dem 01.01.2020 dürfen grundsätzlich nur noch Registrierkassen verwendet werden, die vor manipulativen Eingriffen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sind. Die genauen technischen Anforderungen werden derzeit erarbeitet. Registrierkassen, die aktuell in Gebrauch sind, müssen also (soweit möglich) bis 31.12.2019 auf die neue technische Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Sofern eine Aufrüstung bauartbedingt nicht möglich ist, dürfen die Registrierkassen im Zuge einer Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden. Dies gilt allerdings nur, wenn die Registrierkasse nach dem 25.11.2010 angeschafft worden ist. Sehr alte Registrierkassen, die bauartbedingt nicht einmal auf die aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung aufrüstbar waren (niedergelegt im BMF-Schreiben vom 26.11.2010), sollten bereits zum 31.12.2016 ausgesondert worden sein. Dies betrifft vor allem nicht speicherfähige Registrierkassen.

Einzelaufzeichnungspflicht

Mit dem Kassen-Gesetz wurde die Bedeutung der sog. „Einzelaufzeichnungspflicht“ (ohne Übergangsfrist, gültig ab 29.12.2016) deutlich verschärft. Zum einen wurde die Einzelaufzeichnungspflicht nunmehr gesetzlich kodifiziert. Zum anderen wurden die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht klar geregelt.

Danach gilt:

1. Grundsätzlich sind alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen

2. Ausnahmsweise besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Während bisher die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht von Fall zu Fall entschieden und eher großzügig gehandhabt wurden, existiert nun eine klar – aber eng – umrissene Ausnahmeregelung. Diese ist für die Finanzverwaltung und die Finanzgerichte bindend.

Die gesetzliche Neuregelung trifft damit vor allem Dienstleister, die bisher eine „offene Ladenkasse“ geführt und die Summe der Tageseinnahmen mittels Tageskassenbericht ermittelt haben. Sie sind nunmehr ausdrücklich zur Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes verpflichtet, ohne unter die enge Ausnahmeregelung zu fallen. Auch wenn ausweislich der Gesetzesbegründung keine Verschärfung der Rechtslage erfolgen sollte, ist höchst fraglich, ob die Finanzverwaltung und vor allem die Finanzgerichte dies genau so sehen.

In vielen Branchen ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse damit seit 29.12.2016 mit erheblichen Risiken behaftet.

Betroffen sind z.B.:

• Änderungsschneidereien
• Ärzte
• Eisdielen
• Friseure
• Gaststätten
• Handwerker
• Nagelstudios
• Physiotherapeuten
• Wellnessmassagen

Eine rechtssichere Lösung kann derzeit in vielen Fällen nur mittels einer (später evtl. aufzurüstenden) Registrierkasse oder händischen Einzelaufzeichnungen erfolgen. Die Weiterverwendung einer offenen Ladenkasse sollte jedenfalls genau überprüft werden. Die Problematik darf nicht unterschätzt werden, da die Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben bei (schwerwiegenden) Mängeln in der Kassenführung zur Zuschätzung berechtigt ist.

 


Zählprotokoll bei offener Ladenkasse nicht notwendig aber empfehlenswert

Der BFH hatte in einem früheren Urteil entschieden, dass das Fehlen „…täglicher Protokolle über das Auszählen…“ einer offenen Ladenkasse einen gravierenden Mangel in der Kassenführung darstelle. Das Finanzamt sei daher in diesen Fällen zur Zuschätzung von Betriebseinnahmen berechtigt.

In einem aktuellen Urteil vom 16.12.2016 hat der BFH nun Folgendes klargestellt:
1. An der früheren Rechtsprechung wird festgehalten. Es muss weiterhin täglich ausgezählt werden.
2. Diese bedeutet jedoch nicht, dass bei einer offenen Ladenkasse ein Zählprotokoll zwingend notwendig sei, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und –münzen aufgelistet wird. Erforderlich – aber auch ausreichend – ist nach Ansicht des BFH ein „bloßer“ Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist. Dadurch ist das tägliche Auszählen ausreichend protokolliert.

Somit steht fest:

Ein vorhandenes Zählprotokoll erhöht die Beweiskraft der Kassenführung. Ein fehlendes Zählprotokoll führt jedoch nicht ohne Weiteres zu Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung.

Hinweis zu Registrierkassen:

Wird keine offene Ladenkasse, sondern eine (elektronische) Registrierkasse verwendet, sind nach der Rechtsprechung des BFH in folgenden Fällen schwerwiegende Mängel in der Kassenführung gegeben:

• Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung
• Fehlen von Tagesendsummenbons bei Registrierkassen

Hinweis zum Zeugenbeweis

Außerdem hat sich der BFH zur Möglichkeit des Zeugenbeweises im Zusammenhang mit der Kassenführung geäußert. Im Streitfall hatte die Klägerin (Betreiberin eines Sexshops) ihren im Betrieb angestellten Ehemann als Zeugen darüber benannt, dass die „...Einnahmen vollständig auf den Tageseinnahmeblättern erfasst und dem Steuerberater vollständig gemeldet worden waren…“. Der BFH entschied, dass das Finanzgericht in der Vorinstanz den Zeugen in diesem Fall hätte anhören müssen (anders wäre dies bei bloßer Bezeugung der „Höhe des Gewinns“). Ob das Finanzgericht den Aussagen des Ehemanns letztlich auch Glauben schenken wird, ist eine Sache der Beweiswürdigung. Es ist nach Aussage des BFH aber nicht zulässig, in derartigen Fällen von vornherein von einer Beweiserhebung abzusehen.