Betriebsveranstaltungen


Bald beginnt wieder die Weihnachtszeit und damit auch die Zeit der Weihnachtsfeiern. Fast alle Betriebe richten entsprechende Feiern aus. Neben deren Planung und Organisation sind hierbei jedoch – wie bei allen Betriebsveranstaltungen (Jubiläen, Betriebsausflug…) – einige steuerliche Fallstricke zu beachten. Zwar sind die Kosten für eine Betriebsveranstaltung für den Unternehmer i.d.R. ertragsteuerlich absetzbar. Vorsicht ist jedoch beim Vorsteuerabzug und der Versteuerung als Arbeitslohn bei den eingeladenen Arbeitnehmern geboten.

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn der Unternehmer Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Der Vorsteuerabzug scheidet dagegen bei Leistungen, die für den privaten Bereich bezogen werden, aus. Da Betriebsveranstaltungen neben dem betrieblichen immer auch ein gesellschaftlicher Charakter innewohnt, ist die Abgrenzung schwierig. Die Finanzverwaltung wendet daher eine typisierende betragsmäßige Grenze zur Einordnung der Aufwendungen an. Betragen die Kosten für die Betriebsveranstaltung je Arbeitnehmer nicht mehr als 110 EUR (brutto), so wird davon ausgegangen, dass der Leistungsbezug überwiegend für das Unternehmen erfolgt. Ein Vorsteuerabzug ist dann aus sämtlichen Aufwendungen in voller Höhe möglich.

Arbeitslohn

Lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich ist zu beachten, dass die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Feier auf Kosten des Arbeitgebers grundsätzlich zu steuer- und versicherungspflichtigem Arbeitslohn führt. Ausgenommen hiervon sind lediglich Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von üblichen Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeiern), soweit sie je Arbeitnehmer einen Freibetrag von 110 EUR nicht übersteigen. Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers je Arbeitnehmer mehr als 110 EUR, so ist lediglich der übersteigende Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig (anders als bei der Umsatzsteuer, dort handelt es sich um eine Freigrenze, s.o.). Die Berechnung ist für jeden Arbeitnehmer separat anzustellen (z.B. bei Begleitpersonen wichtig). Der steuerpflichtige Teil des Arbeitslohns anlässlich einer Betriebsveranstaltung kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden.

Ermittlung der Kosten je Teilnehmer

Die genaue Ermittlung der Kosten je Teilnehmer ist eine Herausforderung, da viele Detailfragen noch nicht höchstrichterlich geklärt sind. Dies betrifft sowohl den Umfang der einzubeziehenden Kosten als auch die Zählweise der Teilnehmer. Nichtsdestotrotz dient folgende Auflistung als Orientierungshilfe (sie entspricht der Auffassung der Finanzverwaltung):

Einzubeziehende Kosten:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
• Etwaige Übernachtungs- und Fahrtkosten (Hotelkosten, Busfahrten,…)
• Musik, künstlerische Darbietungen
• Geschenke
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Dekoration, Eventmanager…)
• Kosten für äußeren Rahmen, die zu einer abstrakten Bereicherung der Arbeitnehmer führen (Sanitäter, Erfüllung behördlicher Aufgaben, Stornokosten, Trinkgelder)

Nicht einzubeziehende Kosten:

• Selbstkosten des Arbeitgebers (z.B. anteilige Personalkosten, Raumkosten, Energie-/Wasserverbrauch)
• Reisekosten von Mitarbeitern aus anderen Standorten zum Hauptsitz, wo die Weihnachtsfeier stattfindet Zählweise der Teilnehmer
• Begleitpersonen: → Zählen zwar bei der Ermittlung der Kosten je Person als eigene Person – die auf diese entfallenden Aufwendungen werden aber beim jeweiligen (begleiteten) Arbeitnehmer dessen Arbeitslohn hinzugerechnet
• Geplante vs. tatsächliche Teilnehmerzahl: → es ist die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer anzusetzen

Betriebsexterne Teilnehmer

Es ist nicht unüblich, dass an der betrieblichen Weihnachtsfeier auch betriebsfremde Personen teilnehmen. Hierzu gehören zum einen Begleitpersonen der Arbeitnehmer (dazu s.o.) zum anderen aber auch Geschäftspartner sowie Verwandte und Freunde des Unternehmers. Die Aufwendungen der Betriebsveranstaltung, die auf die teilnehmenden Geschäftspartner entfallen, unterliegen (wie alle Bewirtungskosten ggü. Geschäftspartnern) dem teilweisen ertragsteuerlichen Abzugsverbot i.H.v. 30 %. Umsatzsteuerlich wird der Vorsteuerabzug nicht beeinträchtigt. Die Aufwendungen, die auf die privaten Gäste des Unternehmers entfallen, stellen Privatentnahmen dar. Sie sind ertragsteuerlich nicht absetzbar und lösen Umsatzsteuer aus.

Dokumentation

Die korrekte steuerliche Handhabung von Betriebsveranstaltungen erfordert (wie dargestellt) eine differenzierte Beurteilung und einige Rechenschritte. Es ist daher auf die genaue Dokumentation des Sachverhalts zu achten (z.B. Teilnehmerliste, Zuordnung Begleitpersonen, Zusammenstellung der einzelnen Kosten, usw.)